Skip to main content
Bitrix24.Dokumenti i opasnosti mrežne suradnje

Svi smo bili tamo. Svaki put kad vi i nekoliko drugih ljudi morate zajedno raditi na dokumentu, na kraju šaljete privitke naprijed-natrag, stvarajući više verzija tako da niko ne zna koja je od njih konačna, i u osnovi prekomplicirate ono što je trebalo biti lako učiniti. Postoji li izlaz? Naravno da postoji – i o tome ćemo razgovarati upravo ovdje u ovom članku.

Kako ne sarađivati ​​na dokumentu

Recimo da ste kreirali savršeno fin dokument na računaru i sve što vam je sada potrebno je da ga pokrenu vaši kolege i / ili supervizori. Postupak je do sada bio prilično ugodan i zaista vam se sviđa kako je završio vaš dokument. Tada se sav pakao počinje raspadati, dok se polako spuštate sve dublje u limb suradnje.

Devet krugova pakla suradnje

    1. Želeći surađivati ​​s kolegom na vašem skoro završenom dokumentu pod nazivom Projekt (radi primjera), šaljete im ga e-poštom kao privitak očekujući da će ga vratiti u potpunosti dovršen.
    2. Vaš kolega će vam e-poštom poslati dokument (koji je sada nazvan Project1 ) i kopirati drugog vašeg suigrača po imenu John (to je uvijek John ili Mary) jer bi i oni željeli dati svoj doprinos.
    3. Sad kad je i John u vezi, preuzima sebi zadatak da radi na dokumentu i pošalje vam revidiranu verziju (koja je sada nazvana Project11 ).
    4. Pregledavši dokument, shvatate da je jedan od vaših kolega (u ovom trenutku ne znate koji od njih dvojice) morao koristiti prošlogodišnje brojeve jer nemaju smisla. Vratite dokument e-poštom tražeći od momaka da provjere brojeve i po potrebi ih isprave.
    5. John shvati da je njegova krivica, ispravlja grešku i vraća vam dokument (sada naslovljen Project11_corrected ) e-poštom .
    6. Drago mi je što ste uspjeli sakupiti dokument, šaljete ga nadzorniku na konačno odobrenje prije nego što ste ga pokazali šefu. U očajničkom pokušaju da vam pomogne, vaš nadređeni donosi nekoliko napomena i napomena u vezi s prezentacijom dokumenta.Sada ih morate razmotriti, ažurirati dokument (sada pod nazivom Project11_corrected + ) i poslati ga natrag nadzorniku primajući dugo očekivano odobrenje.
    7. Čini se da je dokument dobro krenuti i da je krajnje vrijeme da ga pošaljete šefu, posebno ako uzmete u obzir da je krajnji rok bio jučer, a gazda već bjesni.

Kao i svaka druga osoba u vašoj kompaniji, i vaš šef želi biti potreban, pa će vam poslati dokument e-poštom s dugim popisom bilješki i takođe zatražiti da računovođa pokrenete brojeve.

  1. U ovom trenutku vi niste vi – vi ste šuplja školjka čovjeka praktički lišena bilo kakvih ljudskih karakteristika. Tako brzo stupite u interakciju s računovodstvenom službom sve dok napokon ne očistite sve brojeve s njima. Sada ste spremni poslati šefu konačnu verziju dokumenta (sada pod nazivom Project11_corrected +++ _ edit_verified123 ), što i radite.
  2. Nakon što je primio dokument, šef vam zahvaljuje, ali i upozorava vas što ste predugo pripremili jednostavan dokument. Želiš ići kući i plakati.Oh, i sve prethodno spomenute vaše kolege su bile u toku sve ovo vrijeme – tačno, ti jadnici su (uglavnom protiv svoje volje) dobivali kopije svih vaših e-mailova iako je njihov rad na projektu već bio gotov do tada.

Dakle, to je bilo devet krugova pakla za suradnju kakve je iskusila većina uredskih radnika i ljudi koji rade u timovima koji se sastoje od više od dvoje ljudi. Nije baš svetao primer kolaborativnog rada na dokumentu, zar ne?

Podjela na suradnju: Uvijek je isto

Untitled-5-03.jpg

Iako je očigledno nezgodno surađivati ​​na ovaj način, mnogi ljudi i dalje više vole radije slati svoje dokumente naprijed-natrag, što je predvidivo što će završiti u neredu sa verzijama. Pa šta tačno rade pogrešno?

  • Previše različitih verzija

Kada tri ili više ljudi daju svoj doprinos dokumentu koji se neprestano šalje naprijed-natrag, ishod će uvijek biti isti – više „konačnih“ verzija istog dokumenta. Idite na zaključak koji je konačni „konačni“.

  • Nemoguće je pratiti promjene

Izlazeći izravno iz prethodne tačke, ako više ljudi surađuje na dokumentu putem e-pošte znači da će biti gotovo nemoguće pratiti svačiji unos. Oh, i ako je došlo do greške, sretno u pronalaženju tko je to napravio.

  • Mala brzina

Slanje e-pošte i odgovaranje na njih zahtijeva vrijeme. Kao i preuzimanje dokumenta i njegovo uređivanje na tvrdom disku. Sve se to lagano povlači, što bi trebalo biti brz proces bez napora.

  • Nije 2001., hajde

Kao, stvarno. Niko se više ne oslanja na e-poštu kao svoje primarno sredstvo komunikacije i suradnje – mi živimo u svijetu usluga zasnovanih na oblaku i instant messengera.

Ok, to je dovoljno od „kako nešto ne raditi“. Pitanje koje si vjerojatno sada postavljate je “Dakle, vi ste ovdje izložili sve ove kritike – to mora značiti da umjesto toga imate nešto za ponuditi”. Oh, kladite se da jesmo!

Bitrix24: Internet suradnja obavljena tačno

Prije nego što prijeđemo na dio o suradnji, moramo reći nekoliko riječi o Bitrix24 i zašto je ovdje spomenut. Bitrix24 je mrežna platforma za kolaboraciju i automatizaciju osmišljena kako bi olakšala posao kompaniji. Kreirate račun koristeći e-poštu, pozovete članove svog tima na svoj račun i započnete suradnju.

Među mnoštvom alata koji se nalaze u Bitrix24 nalazi se Online Workspace, koji se bavi suradnjom i sadrži sljedeće alate:

  • Instant poruke (chatovi)
  • Video pozivi i konferencije
  • Kalendari
  • Feed uživo (gdje korisnici mogu objavljivati ​​članke, ostavljati komentare, davati lajkove itd.)
  • Drive (mrežna pohrana u oblaku)
  • Dokumenti

To je već puno funkcionalnosti i – imajte na umu – ovo nisu zasebni alati. Unakrsno integrirani, svi su dio istog softvera / okruženja – Bitrix24. Budući da je naša glavna tema suradnja na dokumentima, pogledajmo bliže ovu komponentu.

Iako su nedavno dodani, Dokumenti su zapravo bila dugo tražena karakteristika. Pa šta su oni?

Bitrix24.Dokumenti: Pregled

docs-compressed.jpg

Bitrix24.Documents je punopravni mrežni uređivač dokumenata koji vam omogućava učitavanje, kreiranje, pregled, zajedničko uređivanje i dijeljenje dokumenata na mreži i sa kolegama i sa vanjskim korisnicima.

Podržava sve popularne formate datoteka (docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv i drugi), što znači da možete raditi ne samo s običnim tekstualnim dokumentima već i s proračunskim tablicama i prezentacijama.

Bitrix24.Documents: Što ih čini idealnim alatom za internetsku suradnju

“Pa šta? U osnovi ste izmislili Google dokumente ”, mogao bi reći skeptik. Naravno, danas nema ništa originalno u mrežnom uređivaču dokumenata – Google ga ima, ima ga Microsoft i ko zna ko još ima.

Ono po čemu se Bitrix24.Documents izdvaja jeste činjenica da nije samo samostalni uređivač. Dio je većeg ekosistema – ekosistema koji sadrži sve što je potrebno za vođenje projekata, povećanje prodaje i upravljanje timom, bilo da je udaljen ili u kancelariji.

Suuredite dokument, napišete poruku u chatu, uputite brzi video poziv, pročitate novi post u feedu uživo, a zatim se vratite radu na dokumentu. Bez potrebe za prebacivanjem između različitih alata. Sve unutar Bitrix24.

Pa šta još čini Bitrix24.Documents odličnim?

Uređivanje u stvarnom vremenu

Stvarajte i uređujte tekstualne dokumente, proračunske tablice i prezentacije u stvarnom vremenu. Pozovite druge korisnike (bez obzira imaju li Bitrix24 račun ili ne) da zajednički uređuju vaše dokumente.

Suradnja u stvarnom vremenu

Bez obzira koliko ljudi zajednički uređuje dokument, uvijek možete vidjeti ko je na njemu nedavno radio i kakve su promjene napravljene.

Upravljanje dokumentima

Svim vašim Bitrix24 dokumentima upravlja se preko jedne nadzorne ploče na kojoj možete pregledati sve nedavne aktivnosti, promjene i ažuriranja. Možete upravljati dozvolama za pristup i omogućiti zaključavanje dokumenata kako biste spriječili slučajno uređivanje.

Dijeljenje dokumenata

Svoje dokumente možete jednostavno podijeliti s vanjskim korisnicima (čak i onima koji nemaju Bitrix24 račun) jednostavnim slanjem veze.

Svi podržani formati

Bitrix24 podržava sve popularne formate datoteka (docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv i drugi) čineći vaše tekstualne dokumente, proračunske tablice i prezentacije uvijek užitkom za rad!

Zaključak

Savremeni način zajedničkog rada s dokumentima je internetska suradnja putem usluge zasnovane na oblaku, poput Bitrix24. Ako ste novi u Bitrix24, obavezno testirajte proizvod i provjerite što on može učiniti za vaše poslovanje stvaranjem besplatnog računa (a pod pojmom “besplatan” podrazumijevamo potpuno besplatno: bez podmuklog besplatnog probnog perioda, bez 14-dnevnog period procjene – dobivate besplatno i zauvijek).

Partneri

Bitrix24 Bloom je službeni Gold Bitrix24 partner u Bosni i Hercegovini, Hrvatskoj, Sloveniji. Mi smo sistemska kuća za integraciju i implementaciju Bitrix24, IT outsourcing i IT savjetovanje. Tim čine stručnjaci sa dugogodišnjim iskustvom. Pouzdani smo partner za naše kupce koji se rado suočavaju s različitim izazovima i primjenjuju ih efikasno i održivo. Kontaktirajte nas za Bitrix24 implementaciju, integraciju, savjete ili obuku na bitrix@bloom.ba ili ovdje:  https://bitrix24.bloom.ba/kontakt/

Digitalizirajte Vaše Poslovanje

error: Upozorenje: Ovaj sadrzaj je zasticen!!