Četiri načina upotrebe zadataka Bitrix24 za povećanje produktivnosti u 2021. godini

Produktivnost je sada ključ?

Zaista je tako, pogotovo kada je riječ o radu od kuće i daljinskom upravljanju velikim timovima, što ionako većina nas mora učiniti. Primjena istih principa koji su nekada radili u uredu ne bi uspjela u udaljenom okruženju jer je komunikacija u osobi isključena.

Možete uputiti video pozive koliko god želite, ali to i dalje neće imati primjetnih efekata na produktivnost vašeg tima.

Pa, koje je rješenje? Pa, krenimo prvo s identificiranjem glavnih problema / izazova.

Ključni izazovi produktivnosti Timovi se suočavaju 2021. godine

Neki od njih već godinama muče kvalitetan timski rad, dok su drugi postali istaknutiji u posljednjih godinu dana ili nešto više zbog porasta globalnog trenda daljinskog rada.

  • Nedostatak fokusa

To se događa iz više razloga. Prvo, raznih distrakcija ima na raspolaganju kada radimo od kuće – ne mogu svi odoljeti iskušenju. Drugo, to je nemogućnost nekih ljudi da odrede prioritete svojim zadacima, što rezultira time da neki od tih zadataka ostanu polu dovršeni i / ili kasne. Konačno, loše je upravljanje zadacima kada se zadaci izgube u nasumičnom premještanju.

  • Nedostatak pravilnog razumijevanja i komunikacije u timu

Još jedno kritično pitanje koje se donekle može riješiti korištenjem odgovarajućih komunikacijskih alata i softvera za upravljanje projektima, po mogućnosti integriranih jedni s drugima.

  • Mnogo se vremena izgubilo na nebitnim zadacima

Postoji toliko mnogo procesa i zadataka koji se mogu izbjeći, napustiti ili automatizirati tako da članovi vašeg tima neće morati trošiti vrijeme na njih. Na primjer, stvari kao što su predlošci ponavljajućih zadataka i robotska automatizacija procesa nužne su kada istovremeno radite na većem broju projekata.

  • Nedostatak odgovarajućeg alata za posao

Iako možda već koristite neki alat (ili čak skup alata) za upravljanje zadacima i projektima, uvijek postoji prostor za poboljšanje i poboljšanje. Samo pričekajte dok ne pročitate sljedeći segment, koji govori o tome kako Bitrix24 Tasks mogu povećati vašu produktivnost.

Kako Bitrix24 zadaci mogu povećati vašu produktivnost

Kao što možda već znate, Bitrix24 je višenamjenska, višenamjenska i multiplatformna usluga koja može učiniti gotovo sve u smislu mrežne suradnje, upravljanja projektima i prodaje.

Budući da smo posebno zainteresirani za zadatke i produktivnost, pogledajmo i pogledajte kako Bitrix24 može pomoći vama i vašem timu da uštedite puno vremena i truda na uobičajenim svakodnevnim zadacima.

Kad završite s pozivanjem korisnika u radnu grupu (što je ekvivalent odjelu ili timu iz stvarnog života), trebate dodijeliti uloge, zadatke i dozvole. Nakon toga, rad na projektu može započeti dok se možemo usredotočiti na neke napredne značajke produktivnosti.

1. Ponavljajući zadaci i automatizacija

U Bitrix24 možete učiniti toliko mnogo u smislu automatizacije zadataka. Prvo, možete jednostavno postaviti ponavljajući zadatak na ponavljanje, tako da će se taj zadatak automatski kreirati i ponoviti na osnovu vaših unaprijed postavljenih parametara.

taskstemplates2.png

Ovu ideju možete uzeti i dalje i ponoviti nadređeni zadatak s više podzadataka (vidi odlomak 2 dolje).

Konačno, postoji i stvar koju nazivamo pravilima automatizacije zadataka, gdje „pravilo“ nije glagol, iako bi to trebalo biti, jer je ta stvar zaista sjajna.

Pravila automatizacije zadataka osmišljena su kako bi vam pomogla da automatizirate svoj tok posla i povećate produktivnost prilikom rada na velikim projektima. To je u osnovi skup okidača i potrebnih radnji u Zadacima koje možete postaviti da imaju Bitrix24:

  • automatski šalji obavijesti
  • automatski mijenja odgovorne osobe
  • automatski mijenjaju rokove itd.

autotasks3.png

Automatizacija zadataka zaista je sjajna jer vam štedi puno vremena i svima olakšava rad.

2. Podzadaci

Nakon što pokrenete projekt, okupite tim i dodijelite uloge, možete početi postavljati zadatke pojedinačnim članovima ili grupama ljudi. Bilo koji zadati zadatak može imati sljedeće uloge koje je definirao kreator:

  • Stvoritelj
  • Odgovorno
  • Asistiranje
  • Promatraču

newtask2.jpg

Nakon što postavite uloge, rok i možda prioritet, zadatak se može započeti. Osoba kojoj ste je dodijelili primit će odgovarajuće obavještenje dok ćete vi biti uredno obaviješteni o svim promjenama u statusu zadatka. Zvuči prilično jednostavno, ha?

Međutim, u određenim slučajevima kada se morate nositi s velikim zadatkom, ima smisla podijeliti ga u niz podzadataka koje su sve povezane s nadređenim zadatkom i samo njihovim dovršavanjem može se zatvoriti.

Stvaranje podzadataka je izuzetno jednostavno i intuitivno – dugme se nalazi tamo u meniju Novi zadatak.

subtasks1.png

Podzadaci mogu zaista dobro doći kada je potrebna stroga kontrola nad složenim i sofisticiranim zadacima. Podjela takvih zadataka na nekoliko jednostavnih podzadataka pomaže vam da pojednostavite tijek projekta i olakšate praćenje napretka u radu.

Još jedna velika stvar ovdje je što se podzadaci mogu dodijeliti različitim zaposlenima, što dodaje još veću fleksibilnost cjelokupnom procesu.

3. Predlošci zadataka

Bez obzira na kojem projektu radite, uvijek postoje zadaci koji su međusobno slični s vrlo malo različitih parametara. Možete uštedjeti puno vremena ako ne morate iznova stvarati isti zadatak.

Sve što morate učiniti je stvoriti predložak zadatka, ispuniti obrazac predloška potrebnim parametrima i gotovo! Sve postavke bit će spremljene i sljedeći put nećete trebati ispuniti obrazac zadatka. U bilo kojem trenutku možete urediti predložak zadatka ili već kreirane zadatke.

tasktemplates1.png

 4. Kanban

Kanban odbor je još jedan sjajan alat za vizualizaciju projekata dizajniran posebno za radne grupe. Ovdje možete stvoriti prilagođene faze za projekt i premještati zadatke iz jedne u drugu fazu kako projekt traje.

kanban project 367.jpg

Izuzetno uredan i izuzetno intuitivan, ovaj način predstavljanja zadataka uvijek će vas informirati o trenutnom statusu projekta.

Sve upravljanje zadacima vrši se u okviru Kanban ploče, tako da možete:

  • pokretanje, završavanje, kreiranje i brisanje zadataka
  • promijeniti status postojećih zadataka
  • postavljeni rokovi

Također, možete se prebacivati ​​između različitih projekata na istoj stranici samo jednim klikom, što zaista pojednostavljuje vašu navigaciju.

Zaključak

Ovo su bila 4 najbolja načina na koje možete koristiti Bitrix24 zadatke za povećanje produktivnosti u 2021. godini. Nadamo se da će vam ove informacije biti korisne i isprobati neke (ili sve) ove trikove sa svojim projektima.
Ako nikada prije niste koristili Bitrix24, provjerite naš besplatni paket koji sadrži većinu ovih funkcija i koji se lako može aktivirati nakon što unesete svoju e-poštu.

Partneri

Bitrix24 Bloom je službeni Gold Bitrix24 partner u Bosni i HErcegovini, Hrvatskoj, Sloveniji. Mi smo sistemska kuća za integraciju i implementaciju Bitrix24, IT outsourcing i IT savjetovanje. Tim čine stručnjaci sa dugogodišnjim iskustvom. Pouzdani smo partner za naše kupce koji se rado suočavaju s različitim izazovima i primjenjuju ih efikasno i održivo. Kontaktirajte nas za Bitrix24 implementaciju, integraciju, savjete ili obuku na bitrix@bloom.ba ili ovdje:  https://bitrix24.bloom.ba/kontakt/

Digitalizirajte Vaše Poslovanje

error: Upozorenje: Ovaj sadrzaj je zasticen!!