Skip to main content
Pametni procesi i zašto ih trebaju pametnim preduzećima

Šta je pametni proces?

Izvinite, pogrešno pitanje. Ne idemo ispred sebe i prvo pogledajmo širi pojam – „automatizacija“.

Šta je automatizacija?

Automatizacija je kada se nešto automatizira, zar ne? Tačno. Takođe, kada kažemo da je nešto automatizirano, to znači da se to prije radilo ručno, što je još jedan trag za cjelokupno razumijevanje koncepta automatizacije.

Evo primjera iz stvarnog života koji ovaj koncept objašnjava bolje od bilo koje knjige na 500 stranica.

Primjer # 1

Recimo da se svako jutro spakirate i zgrabite ruksak neposredno prije nego što izađete iz kuće. Predmeti koje tamo stavite praktički su isti svaki dan:

  • Ručak
  • Laptop
  • Flaša vode
  • Par čarapa (iz bilo kojeg razloga)

Ovaj proces je toliko rutinski da je postao automatski – do te mjere da to gotovo radite bez razmišljanja.

Ali onda, jednog jutra, uzmeš ruksak i shvatiš da je nekako lagano. Zašto bi to moglo biti? Pogledate unutra da vidite koji se predmeti nalaze i brzo shvatite da ste zaboravili staviti laptop. Pronađete ga, stavite u ruksak i brzo napustite kuću.

Pa, pogodi šta? Upravo smo simulirali inteligentnu automatizaciju. Ali to je još uvijek previše udaljeno od poslovnog okruženja – i zato imamo primjer # 2.

Primjer # 2

Recimo da imate računovođu (koja danas nema?) Koja se zove Mary. Kao i većina računovođa, ona svakodnevno obrađuje tone računa, novčanih transakcija, obaveza, čekova, knjiga i drugih finansijskih dokumenata.

Na kraju svakog dana, Marija mora kopirati određene podatke iz ovih dokumenata (npr. ID računa, zbroj transakcije, datum obrade, itd.), Staviti ih u proračunsku tablicu i poslati e-poštom vama, šefu.

Sve bi bilo u redu da:

  • nije trebalo Mariji skoro sat vremena svaki dan da završi
  • nije tu i tamo doveo do nekih nedostajućih informacija i pogrešaka (Marija je ipak čovjek i savršeno je sposobna pogriješiti)

Očito, mora postojati još jedan način da se to postigne – ući u automatizaciju. Automatizacija uključuje uzimanje računarskog algoritma dizajniranog za obavljanje jednostavnih, ponavljajućih zadataka i podučavanje da se prilagodi ili ispravi svoje performanse na osnovu puno promenljivih uslova neverovatnom brzinom i razmerom. Ne AI sam po sebi, ali prilično prokleto blizu.

U Marijinom slučaju to bi mogao biti poseban tip softvera koji bi joj omogućio da unaprijed programira sekvencu standardnih radnji i pokrene algoritam na osnovu određenih okidača. Svaki put kad dođe nova faktura, algoritam izvlači sve potrebne informacije, dodaje ih u dnevni izvještaj i šalje ih e-poštom na navedenu adresu u određeno vrijeme.

I tu smo se užasno približili pametnom procesu. Šta je tačno?

Šta je pametni proces?

blog 2.jpg

Pametan proces je svaki poslovni proces koji između početka ima početak, kraj i određeni broj faza. Riječ „pametan“ znači da je automatizirana – djelimično ili u potpunosti. Zato ponekad možete čuti i izraz „pametna automatizacija procesa“, koji se odnosi na tehnologiju koja se koristi za stvaranje pametnih procesa.

Koja je razlika između RPA i SPA?

Ako ste istraživali temu, možda ste čuli termin RPA koji se koristi kad god neko spomene automatizaciju. Pa, koja je razlika između RPA (robotska automatizacija procesa) i SPA (pametna automatizacija procesa)?

RPA

RPA je tehnologija koja djeluje strogo u okvirima logike „ako ovo, onda ono“. Kao najprimitivniji oblik automatizacije, može se koristiti za rukovanje zadacima zasnovanima na pravilima (npr. Održavanje zapisa, unos unaprijed strukturiranih podataka u bazu podataka ili izvođenje složenih proračuna).

Možete programirati algoritam za izvršavanje ovih zadataka jer su oni logični i koraci su sasvim jasni: ako je zadovoljen određeni uvjet ili skup uvjeta, algoritam je usmjeren da učini nešto kao odgovor.

SPA

SPA je logičan razvoj RPA tehnologije jer zadržava sve karakteristike potonje, nadovezujući se na to. SPA donosi dva nova elementa u sliku:

  • čovjek u petlji (što znači da u određenim slučajevima koji se nazivaju „iznimkama“, sistem može zahtijevati unos od čovjeka prije nastavka)
  • mašinsko učenje (na osnovu informacija primljenih od „čoveka u petlji“, sistem menja svoje ponašanje u sličnim situacijama u budućnosti prilagođavajući se promenljivom okruženju)

RPA se koristi još od 1970-ih, dok je SPA još uvijek svježa tehnologija koja tek započinje dobivati ​​svoj zamah. I steći će!

Zašto preduzećima trebaju pametni procesi?

blog 3.jpg

Pa, ako ste obraćali pažnju na prvi dio članka, odgovor bi trebao biti prilično jasan – pametni procesi omogućavaju tvrtkama da uštede VRIJEME I NOVAC. Evo kako to funkcionira.

Kada standardni poslovni proces u svojoj kompaniji zamijenite pametnim procesom, gotovo će se odmah dogoditi sljedeće promjene:

  • vaši zaposlenici mogu uštedjeti nekoliko dodatnih sati tjedno
  • smanjujete rizike od pogrešnog obavljanja posla (ili previdjenja nečega)
  • vaši tokovi rada se pojednostavljuju

U početku se ne čini puno. Možda razmišljate „da, pa, tu i tamo moram optimizirati neke stvari, u čemu je stvar?“. Ne razmišljaš dovoljno veliko. Slično kao i mali troškovi, i male uštede imaju tendenciju da se zbrajaju do kraja mjeseca, kvartala, godine itd.

Što ako biste mogli automatizirati neke zadatke i procese za koje ste morali platiti nekoj drugoj kompaniji? Na primjer, lako možete automatizirati stvari poput generacije potencijalnih klijenata, Facebook oglasnih kampanja, hladnog pozivanja i tako dalje.

U konačnici, sve se svodi na određenu novčanu vrijednost koja se lako može izmjeriti – imamo nekoliko hladnih i teških statistika kako bismo odveli našu tačku kući. Evo podataka koje smo izvukli iz izvještaja McKinsey-a o ključnoj statistici automatizacije poslovanja za 2021. godinu .

  • Očekuje se da će mala i srednja preduzeća u velikoj mjeri usvojiti automatizaciju poslovnog toka, stvarajući tržište prilika za više od 1,6 milijardi američkih dolara između 2021.-2026.
  • Izvršni direktori troše gotovo 20% svog vremena na posao koji bi mogao biti automatiziran, poput analize operativnih podataka i pregleda izvještaja o stanju
  • Koristeći automatizaciju, 60% zanimanja može uštedjeti 30% svog vremena na zadacima poput generisanja potencijalnih kupaca, odobravanja papira i obrade dokumenata
  • Organizacije svake godine gube 20 do 30% prihoda zbog neefikasnih procesa

Velike korporacije i tehnološki giganti to su shvatili već davno – kompanije poput Googlea, Microsofta i Amazona koriste pametnu automatizaciju procesa gotovo desetljeće. Sada je vrijeme da se mala preduzeća upoznaju s ovom tehnologijom.

Pametni procesi u Bitrix24 CRM-u: revolucija?

Vidjevši sve veću potražnju naših klijenata, poslali smo razvojni tim u misiju da kreira alat koji će automatizaciju prodaje podići na viši nivo. Momci su jako puno radili na tome i smislili su Bitrix24 Smart Processes – alat koji smo nedavno premijerno predstavili tokom naše prezentacije u maju 2021. godine.

Naši pametni procesi usmjereni su na prodaju i postoje isključivo unutar Bitrix24 CRM-a. Zvuči vam pomalo kao tehnički mumbo-jumbo? Pošteno, objasnimo to jednostavnijim riječima (na temelju pretpostavke da znate što je CRM).

Budući da niti jedno poduzeće nema identične prodajne procese i tijekove rada, često čujemo od svojih klijenata da moraju prilagoditi naše ponude, potencijalne kupce ili ponude svojim internim procesima. Tu dolaze pametni procesi.

Bitrix24 Smart Process prilagodljiv je tip elementa u našem CRM-u koji vam omogućava da kreirate vlastite scenarije rada. Pomoću pametnih procesa možete postaviti:

  • cjevovodi i prodajni lijevci
  • bine i Kanban
  • pravila i okidači automatizacije
  • zadane dozvole pristupa za cjevovode

Možete koristiti neke od naših predložaka ili krenuti dalje i stvoriti pametan proces od nule. Također možete povezati svoj pametni proces s drugim CRM entitetima, kalendarima, zadacima, pa čak i predlošcima zadataka.

“Sad je to sve dobro i sjajno, ali što kažete na primjer iz stvarnog života?” neki od vas mogu pitati. Naravno, zašto ne?

Primjer pametnog procesa u Bitrix24

Recimo da vodite regrutnu agenciju. Naravno, CRM biste lako mogli koristiti za svoje prodajne procese, ali to nije jedina vrsta procesa s kojom morate imati posla. Što ako samo želite koristiti CRM za nešto što nije prodaja? Bitrix24 je tu da vam pomogne.

Kao što smo ranije spomenuli, možete stvoriti novi pametni proces unutar Bitrix24 – sve što trebate je konfigurirati njegove komponente, postaviti potrebna polja, omogućiti CRM vezanje odabirom entiteta koje želite povezati s tim novim procesom – i to je spreman da idem! Primijenimo ovu logiku na naš slučaj.

Budući da se radi o procesu PRIMANJA (a ne PRODAJE), zadane faze neće raditi. Moramo imati prilagođena imena scena, kao što su dolazni životopisi, ekranizirani kandidati, intervjuirani kandidati i drugi, a sve ih možete lako kreirati u našem uređivaču pametnih procesa.

Dalje, također moramo imati prilagođena polja za naše kandidate. U našem slučaju, to može biti ime kandidata, pozicija za koju se prijavljuju, veze do njihovih profila na društvenim mrežama, datum rođenja, polje zvano „životopis“ uz koje treba priložiti datoteku sa životopisom i sva druga polja koja biste mogli želim dodati.

Sad kad smo dodali nekoliko novih kandidata, sve ih imamo u fazi Dolazni životopisi, a zatim neke od njih pregledaju, intervjuiraju, ponude i konačno prihvate! Kako se to događa, naši kandidati prelaze iz jedne faze u drugu popunjavajući vaša slobodna mjesta.

Bilo koji prilagođeni entitet unutar vašeg CRM-a može se konfigurirati za rad sa svim našim pravilima, okidačima ili web kukama. Na primjer, možete automatski poslati e-poštu ili tekstualnu poruku podnositelju zahtjeva koji je pozvan na intervju. Samo ga jednom podesite i od tada će automatski raditi za vas.

Zaključak

To je dovoljno za naš brzi uvid u pametnu automatizaciju procesa, zašto je ona tako važna i kako to zapravo funkcionira u stvarnoj poslovnoj situaciji. Nemojte podcjenjivati ​​snagu dobrog pametnog procesa, jer zaista može pomoći da skinete malo težine s ramena, optimizirate popriličan broj radnih procesa i usput vam uštede novac.

Ako ste spremni da vidite šta pametna automatizacija procesa može učiniti za vaše poslovanje, zašto ne biste stvorili besplatni račun s Bitrix24 i istražili sve mogućnosti koje pruža usluga.

Partneri

Bitrix24 Bloom je službeni Gold Bitrix24 partner u Bosni i Hercegovini, Hrvatskoj, Sloveniji. Mi smo sistemska kuća za integraciju i implementaciju Bitrix24, IT outsourcing i IT savjetovanje. Tim čine stručnjaci sa dugogodišnjim iskustvom. Pouzdani smo partner za naše kupce koji se rado suočavaju s različitim izazovima i primjenjuju ih efikasno i održivo. Kontaktirajte nas za Bitrix24 implementaciju, integraciju, savjete ili obuku na bitrix@bloom.ba ili ovdje:  https://bitrix24.bloom.ba/kontakt/

Digitalizirajte Vaše Poslovanje

error: Upozorenje: Ovaj sadrzaj je zasticen!!